Kamis, 27 September 2012

manajemen umum : Dasar–Dasar Proses Pengawasan

Proses Pengawasan
Apakah  penting  proses  pengawasan  untuk  manajemen bisnis.
Ya, sangat penting. Kenapa karena ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu perusahaan atau keberhasilan perusahaan lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua perusahaan yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai.
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan.
langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
Ø  Menetapkan Standar
Karena menentukan standar disini yang dimaksud adalah perencanaan karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana/ Perencanaan itu sendiri. Apa yang terjadi jika sebuah perusahaan tidak mempunyai perencanaan.
o   Perusahaan hancur
o   Perusahaan tidak punya masa depan
o   Perusahaan gulung tikar
            Agar perusahaan tersebut dapat mencapai apa yang menjadi tujuan. Maka perusahaan tesebut perlu yang namanya perencanaan.


Ø  Mengukur Kinerja/mengadakan penilaian
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan. Jika tidak adanya kesesuaian antara pekerjaan dengan standar maka akan akan ada sebuah perbaikan. Apa yang terjadi jika tidak ada evaluasi kerja.
o   Salah menilai sikap kerja anggota

Ø  .Memperbaiki Penyimpangan/tindakan perbaikan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan kerja yang terjadi. Maka apa yang akan terjadi jika tidak adanya tindakan perbaikan.
o   Organisasi tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan

Dalam garis besar, jenis-jenis sandar itu dalam di golongkan kedalam tiga golongan yaitu.
Ø  Standar dalam bentuk fisik
o   Kualitas hasil produksi
Kualitas hasil produksi disisni merupakan mutu barang, selera barang yang diproduksi sesuai dengan minat pembeli.
o   Kuantitas hasil produksi
Kuantitas hasil produksi disisni merupakan jumlah barang yang diproduksi, jika kualitasa barangyang diproduksi mendapat feed back(timbal balik) yang baik dari para konsumen otomatis jumlah produksi baranga akan semakin meningkat.
o   Waktu
Waktu disini merupakan hasil produksi barang untuk tiap jam mesin kerja.

Ø  Standar dalam bentuk uang
Standar dalam bentukuang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasilpekerjaan bawahan dalam bentuk uang. Jika tidak ada hal ersebut maka sebuah perusahaan tidak akan dapat mengetahui berapa jumlah pengeluaran dan berapa jumlah pemasukan.








Ø  Menilai (evaluasi) Dalam Dasar Dasar Manajemen

Jadi dalam proses fase kedua bisa di bilang sebagai menilai atau evaluasi. Dengan mempunyai maksud menilai dan membandingkan hasil pekerjaan bawahan yg biasa disebut juga sebagai (actual result) dengan alat pengukur standar yang udah ditentukan.

 Dengan itu jelas bahwa untuk dapat melaksanakan tugas 2 (dua) hal yg harus dipenuhi atau dijalankan.
o   Standar atau alat pengukur
o    pekerjaan bawahan atau (actual result).

Standar apa yang dapat dipergunakan sebagai alat pengukur? Itu udah ditentuin dan sudah ditetapkan pada fase yg paling pertama. Nah yang menjadi masalah ialah memperoleh hasil perkejaan bawahan tadi. Nah pekerjaan bawahan itu bisa dapat diketahui dengan berbagai cara yaitu:
o   dari laporan tertulis yg disusun bawahan baik laporan rutin atau laporan istimewa.
o   langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaannya atau bawahan dipanggil untuk menyerahkan laporan secara lisan.

Dengan memperoleh hasil pekerjaan bawahan dengan cara yang pertama, bisa mengandung suatu segi kelemahan. Dengan laporan tertulis dari bawahan, pimpinan sangat sulit menentukan apa yang berupa pendapat dalam laporan itu. Bisa disimpulkan laporan tertulis dapat disusun bawahan sedemikian rupa sehingga itu bisa bersifat sangat berlebihan yang artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi dari hasil yang sesungguhnya dicapai. Mungkin laporan yg disusun tidak dengan semestinya, artinya tidak semua unsur-unsur laporan semuanya dimuat. Melalui cara kedua pun terdapat segi kelemahannya juga. Tidak selalu pemimpin punya cukup waktu untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara dengan bawahan, mengingat aktivtas-aktivitas yang lain. Mengingat jarak dan lain sebagainya.

Nah kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan pada cara kedua bisa diatasi dengan mengangkat pembantu pimpinan yg melakukan kegiatan itu, jadi bisa dibentuk suatu badan control (pengawas) yg bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan mendatangi bawahan atau lebih gampangnya memberikan laporan yang lisan. Jadi pembentukan badan control seperti di atas, adalah suatu cara untuk mengefektifkan pimpinan dalam melaksanakan fungsi dari pegawasan ini.






Ø  Mengadakan Tindakan Perbaikan dalam Dasar Manajemen

Sampai di fase terakhir ini hanya dilaksanakan, bila pada sebelumnya itu dapat dipastikan terjadinya penyimpangan. Tindakan perbaikan diartikan tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan senyatanya yg menyimpang itu biar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Punya contoh tindakan perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp 400.000 dpat disesuaikan jadi jumlah penjualan sebesar stengah juta rupiah.

Tindakan perbaikan dapat dilaksanakan dengan cara, dianalisa apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu.  Pertama harus diketahui dulu apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan tersebut. Di kasih contoh dengan seorang dokter yang menghadapi pasien-pasien nya, untuk menyembuhkan penyakit pasien si dokter tersebut harus menyelidiki apa yang menimbulkan atau menyebabkan terjadinya penyakit itu. Nah baru setelah diketahuinya apa penyebab penyakit itu, diberikanlah obat yang sesuai untuk menyembuhkan pasien itu. Dapat disamakan bila pemimpin sudah mengetahui apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan, maka haruslah dia segera mengambil segala tindakan perbaikan.

Penyimpangan bisa terjadi karena satu atau beberapa sebab :
o   kekurangan factor-faktor produksi.sehingga kirim barang yg dipesan langganan terlambat
o   tidak cakap pimpinan penjualan untuk mengorganisir natural dan human resources dalam lingkungannya.
o   Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis.

Dapat diuraikan dari sebab di atas pimpinan sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab terjadinya penyimpangan barulah bisa diambil tindakan perbaikan. Dan bila penyimpangan terjadi karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan jalan misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman tadi. Kalau sebab kedua, pimpinan memunculkan tindakan perbaikan dengan cara memperbaiki cara seleksi pimpinan, atau dengan jalan mendidik kembali kepala bagian penjualan tersebut tadi. Kalau penyimpangan terjadi karena sikap pegawai yang apatis Sikap apatis itu, sangat tidak menguntungkan bagi diri sendiri dan orang lain, sehingga keberadaan seseorang yang memiliki sikap apatis dalam segala hal dan permasalahan hidup, justru akan merugikan dirinya sendiri, orang lain dan lingkungan. Fenomena sosial dari sikap apatis, tentu akan berpengaruh negatif, dan sungguh tidak menguntungkan.  Nah ini dapat diselesaikan dengan cara memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai. Atau bisa juga mengubah kebijaksanaan personalia yang dianut oleh perusahaan dan lain sebagainya.






Nah saya menyimpulkan uraian di atas tadi, bahwa tindakan perbaikan itu tidak serta dapat menyesuaikan hasil pekerjaan yang sesuai dengan rencana atau standar. Oleh karena itulah, perlu adanya laporan laporan berkala, sehingga dengan tindakan perbaikan yang akan diambil pelaksanaan pekerjaan seluruhnya bisa diselamatkan dengan sesuai rencana.

 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar