Proses
Pengawasan
Apakah
penting proses pengawasan untuk manajemen bisnis.
Ya,
sangat penting. Kenapa karena ada banyak alasan untuk menentukan penyebab
kegagalan suatu perusahaan atau keberhasilan perusahaan lainnya. Tetapi masalah
yang selalu berulang dalam semua perusahaan yang gagal adalah tidak atau kurang
adanya pengawasan yang memadai.
Pengawasan
adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada
perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja
aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah
terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah
digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Tanpa
adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah
ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang
diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
Dengan
adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat
terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tahap-Tahap
Proses Pengawasan
Dalam
melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun
atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan.
langkah-langkah
proses pengawasan yaitu:
Ø Menetapkan
Standar
Karena
menentukan standar disini yang dimaksud adalah perencanaan karena perencanaan
merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal ini
berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana/
Perencanaan itu sendiri. Apa yang terjadi jika sebuah perusahaan tidak
mempunyai perencanaan.
o
Perusahaan hancur
o
Perusahaan tidak punya masa depan
o
Perusahaan gulung tikar
Agar
perusahaan tersebut dapat mencapai apa yang menjadi tujuan. Maka perusahaan
tesebut perlu yang namanya perencanaan.
Ø Mengukur
Kinerja/mengadakan penilaian
Langkah
kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai
terhadap standar yang telah ditentukan. Jika tidak adanya kesesuaian antara
pekerjaan dengan standar maka akan akan ada sebuah perbaikan. Apa yang terjadi
jika tidak ada evaluasi kerja.
o
Salah menilai sikap kerja anggota
Ø .Memperbaiki
Penyimpangan/tindakan perbaikan
Proses
pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan kerja yang terjadi. Maka apa yang akan terjadi jika tidak adanya
tindakan perbaikan.
o
Organisasi tidak akan mencapai tujuan
yang diinginkan
Dalam
garis besar, jenis-jenis sandar itu dalam di golongkan kedalam tiga golongan
yaitu.
Ø Standar
dalam bentuk fisik
o
Kualitas hasil produksi
Kualitas hasil produksi disisni
merupakan mutu barang, selera barang yang diproduksi sesuai dengan minat
pembeli.
o
Kuantitas hasil produksi
Kuantitas hasil produksi disisni
merupakan jumlah barang yang diproduksi, jika kualitasa barangyang diproduksi
mendapat feed back(timbal balik) yang baik dari para konsumen otomatis jumlah
produksi baranga akan semakin meningkat.
o
Waktu
Waktu disini merupakan hasil produksi
barang untuk tiap jam mesin kerja.
Ø Standar
dalam bentuk uang
Standar dalam bentukuang adalah semua
standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasilpekerjaan bawahan
dalam bentuk uang. Jika tidak ada hal ersebut maka sebuah perusahaan tidak akan
dapat mengetahui berapa jumlah pengeluaran dan berapa jumlah pemasukan.
Ø Menilai
(evaluasi) Dalam Dasar Dasar Manajemen
Jadi dalam proses fase kedua bisa
di bilang sebagai menilai atau evaluasi. Dengan mempunyai maksud menilai dan
membandingkan hasil pekerjaan bawahan yg biasa disebut juga sebagai (actual
result) dengan alat pengukur standar yang udah ditentukan.
Dengan itu jelas bahwa untuk dapat
melaksanakan tugas 2 (dua) hal yg harus dipenuhi atau dijalankan.
o
Standar atau alat pengukur
o
pekerjaan
bawahan atau (actual result).
Standar apa yang dapat dipergunakan
sebagai alat pengukur? Itu udah ditentuin dan sudah ditetapkan pada fase yg
paling pertama. Nah yang menjadi masalah ialah memperoleh hasil perkejaan
bawahan tadi. Nah pekerjaan bawahan itu bisa dapat diketahui dengan berbagai
cara yaitu:
o
dari laporan tertulis yg disusun bawahan
baik laporan rutin atau laporan istimewa.
o
langsung mengunjungi bawahan untuk
menanyakan hasil pekerjaannya atau bawahan dipanggil untuk menyerahkan laporan
secara lisan.
Dengan memperoleh hasil pekerjaan
bawahan dengan cara yang pertama, bisa mengandung suatu segi kelemahan. Dengan
laporan tertulis dari bawahan, pimpinan sangat sulit menentukan apa yang berupa
pendapat dalam laporan itu. Bisa disimpulkan laporan tertulis dapat disusun
bawahan sedemikian rupa sehingga itu bisa bersifat sangat berlebihan yang
artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi dari hasil yang
sesungguhnya dicapai. Mungkin laporan yg disusun tidak dengan semestinya, artinya
tidak semua unsur-unsur laporan semuanya dimuat. Melalui cara kedua pun
terdapat segi kelemahannya juga. Tidak selalu pemimpin punya cukup waktu untuk
mengunjungi bawahan atau berwawancara dengan bawahan, mengingat
aktivtas-aktivitas yang lain. Mengingat jarak dan lain sebagainya.
Nah kelemahan cara pertama dapat
diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman dalam penyusunan laporan.
Kelemahan pada cara kedua bisa diatasi dengan mengangkat pembantu pimpinan yg
melakukan kegiatan itu, jadi bisa dibentuk suatu badan control (pengawas) yg
bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan mendatangi
bawahan atau lebih gampangnya memberikan laporan yang lisan. Jadi pembentukan
badan control seperti di atas, adalah suatu cara untuk mengefektifkan pimpinan
dalam melaksanakan fungsi dari pegawasan ini.
Ø Mengadakan
Tindakan Perbaikan dalam Dasar Manajemen
Sampai di fase terakhir ini hanya
dilaksanakan, bila pada sebelumnya itu dapat dipastikan terjadinya
penyimpangan. Tindakan perbaikan diartikan tindakan yang diambil untuk
menyesuaikan hasil pekerjaan senyatanya yg menyimpang itu biar sesuai dengan
standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Punya contoh tindakan
perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp 400.000 dpat
disesuaikan jadi jumlah penjualan sebesar stengah juta rupiah.
Tindakan perbaikan dapat
dilaksanakan dengan cara, dianalisa apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan
itu. Pertama harus diketahui dulu apa
yang menyebabkan terjadinya perbedaan tersebut. Di kasih contoh dengan seorang
dokter yang menghadapi pasien-pasien nya, untuk menyembuhkan penyakit pasien si
dokter tersebut harus menyelidiki apa yang menimbulkan atau menyebabkan
terjadinya penyakit itu. Nah baru setelah diketahuinya apa penyebab penyakit
itu, diberikanlah obat yang sesuai untuk menyembuhkan pasien itu. Dapat
disamakan bila pemimpin sudah mengetahui apa yang menyebabkan terjadinya
penyimpangan, maka haruslah dia segera mengambil segala tindakan perbaikan.
Penyimpangan bisa terjadi karena
satu atau beberapa sebab :
o
kekurangan factor-faktor
produksi.sehingga kirim barang yg dipesan langganan terlambat
o
tidak cakap pimpinan penjualan untuk
mengorganisir natural dan human resources dalam lingkungannya.
o
Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan
menjadi apatis.
Dapat diuraikan dari sebab di atas
pimpinan sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab terjadinya penyimpangan
barulah bisa diambil tindakan perbaikan. Dan bila penyimpangan terjadi karena
sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan jalan
misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman tadi. Kalau sebab kedua,
pimpinan memunculkan tindakan perbaikan dengan cara memperbaiki cara seleksi
pimpinan, atau dengan jalan mendidik kembali kepala bagian penjualan tersebut
tadi. Kalau penyimpangan terjadi karena sikap pegawai yang apatis Sikap apatis
itu, sangat tidak menguntungkan bagi diri sendiri dan orang lain, sehingga
keberadaan seseorang yang memiliki sikap apatis dalam segala hal dan
permasalahan hidup, justru akan merugikan dirinya sendiri, orang lain dan
lingkungan. Fenomena sosial dari sikap apatis, tentu akan berpengaruh negatif,
dan sungguh tidak menguntungkan. Nah ini
dapat diselesaikan dengan cara memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada
para pegawai. Atau bisa juga mengubah kebijaksanaan personalia yang dianut oleh
perusahaan dan lain sebagainya.
Nah saya menyimpulkan uraian di
atas tadi, bahwa tindakan perbaikan itu tidak serta dapat menyesuaikan hasil
pekerjaan yang sesuai dengan rencana atau standar. Oleh karena itulah, perlu
adanya laporan laporan berkala, sehingga dengan tindakan perbaikan yang akan
diambil pelaksanaan pekerjaan seluruhnya bisa diselamatkan dengan sesuai
rencana.